Довідка про доходи: зразок заповнення для різних цілей

Довідка про доходи, це документ, який підтверджує суми нарахованого або виплаченого доходу та утриманих податків за певний період. Універсального «одного бланка» не існує: форму визначає та інстанція, що вимагає документ. Нижче розберемо, яка форма потрібна для якої мети, як її правильно заповнити та де замовити.

Що таке довідка про доходи та які бувають форми

Довідка про доходи фіксує суми, нараховані людині протягом певного періоду, та податки, утримані з цих сум. На практиці під цією назвою ховаються кілька різних документів, і плутанина між ними найчастіша причина відмови у прийнятті паперів.

Основні варіанти такі:

• Довідка у довільній формі від роботодавця за ст. 49 КЗпП: працівник має право вимагати за місцем роботи довідку про свою заробітну плату, а роботодавець зобов’язаний її видати.
• Форма №3, яку зазвичай вимагають банки та деякі відомства для підтвердження доходів за період.
• Довідка про суми виплачених доходів та утриманих податків за формою 1ДФ: її формує податковий агент, а дані про доходи фізособи містяться у додатку 4ДФ до податкового розрахунку, який подається до Державної податкової служби.
• Форма № 1266 за Порядком № 1266, затвердженим наказом Мінсоцполітики від 27.08.2004 № 192: обов’язкова для призначення субсидій та соціальних допомог.
• Довідка за наказом Мінсоцполітики від 05.06.2015 № 591 та вимогами Пенсійного фонду України для окремих соціальних цілей.

Для яких цілей потрібна довідка і яка форма обов’язкова

Головне правило: спершу уточнюйте вимоги того, хто запитує документ, і лише потім замовляйте довідку. Порівняння нижче допоможе не помилитися з формою.

Мета	Яка форма підходить	Хто видає
Кредит у банку	Довідка від роботодавця або форма №3	Роботодавець
Субсидії та соціальні допомоги	Форма № 1266 (Порядок № 1266)	Роботодавець, орган соцзахисту
Призначення пенсії	Довідка за вимогами Пенсійного фонду України	Роботодавець, Пенсійний фонд України
Податкова знижка	Дані з 1ДФ / додаток 4ДФ до податкового розрахунку	Роботодавець, Державна податкова служба
Візи та посольства	Довідка від роботодавця з перекладом	Роботодавець
Е-декларація	Дані з Державного реєстру фізичних осіб-платників податків	Державна податкова служба

Для кредиту банки зазвичай хочуть бачити довідку за останні шість місяців із розбивкою по місяцях. Для субсидій форма № 1266 заповнюється строго за затвердженим зразком, довільний варіант орган соцзахисту не прийме. Для податкової знижки окрема паперова довідка часто взагалі не потрібна: достатньо даних з 1ДФ, які відображаються у податковому розрахунку роботодавця.

Обов’язкові реквізити та зразок заповнення 2025

Незалежно від форми, довідка без повного набору реквізитів втрачає силу. Перевіряйте наявність:

• повного ПІБ та РНОКПП особи, на яку видана довідка;
• періоду, за який вказані доходи (помісячно або сумарно);
• сум нарахованого доходу;
• сум утриманого ПДФО та збору;
• назви та реквізитів роботодавця або органу, що видав документ;
• підпису керівника чи головного бухгалтера, печатки або кваліфікованого електронного підписа;
• дати видачі та вихідного номера.

Зразок заповнення довільної довідки виглядає так: у шапці реквізити підприємства, далі текст «Довідка видана Петренку Петру Петровичу, РНОКПП 1234567890, про те, що він працює у ТОВ «Приклад» на посаді інженера з 01.03.2021. Заробітна плата за період січень-червень 2025 року становить … грн, утримано ПДФО … грн, збір … грн». Довідка видається для пред’явлення за місцем вимоги, підписується керівником і завершається датою та номером.

Окремий нюанс 2025 року: якщо період у довідці охоплює дати до і після 1 грудня 2024 року, збір показують окремо за ставкою 1,5% (до 30.11.2024) та за ставкою 5% (з 01.12.2024). Одна підсумкова цифра за перехідний період без розбивки може стати причиною повернення документа.

Як отримати довідку від роботодавця

Найпростіший шлях для найманого працівника: письмова або усна заява на ім’я керівника із зазначенням періоду та мети. Ст. 49 КЗпП прямо зобов’язує власника або уповноважений орган видати працівнику довідку про його роботу та заробітну плату на вимогу, у встановлений цією статтею строк. Закон України № 108/95-ВР «Про оплату праці» додатково гарантує працівнику право на отримання інформації про нарахування заробітку.

Практична порада: у заяві одразу пишіть, для чого потрібна довідка. Якщо це банк, попросіть форму №3 або зразок банку; якщо соцзахист, форму № 1266. Коли мета не уточнена, бухгалтерія видає документ у довільній формі, і тоді його, можливо, доведеться перевидавати.

Ситуація → дії → результат. Працівнику потрібна довідка для оформлення кредиту за останні півроку. Він пише заяву із зазначенням періоду та банку, бухгалтерія готує довідку з помісячною розбивкою, утриманими ПДФО та збором (з розбивкою за ставками 1,5% і 5%, якщо період перехідний), документ підписує керівник. Результат: банк приймає довідку з першого разу, без повторних візитів.

Як отримати довідку через Дію та Електронний кабінет платника податків

Електронні сервіси позбавляють необхідності ходити по кабінетах. Портал Дія дозволяє отримати довідку про нараховані доходи онлайн: авторизуєтесь, обираєте відповідний сервіс, вказуєте період і завантажуєте PDF з кваліфікованим електронним підписом.

Електронний кабінет платника податків Державної податкової служби дає ширший набір документів: тут можна сформувати довідку про суми виплачених доходів та утриманих податків, дані з Державного реєстру фізичних осіб-платників податків, відомості для заповнення е-декларації. Вхід через кваліфікований електронний підпис, BankID або інші доступні способи.

Чим вони відрізняються на практиці:

• Дія: швидко, зручно, мінімум полів, але окремі відомства можуть не приймати цей формат і вимагати документ саме від податкової.
• Електронний кабінет: повніші дані з реєстру, документ підписаний КЕП податкової, юридична сила для більшості інстанцій.
• Обидва варіанти безкоштовні, обидва формуються за кілька хвилин.

Якщо потрібна довідка саме з податкової, детальніше про порядок замовлення розказано у матеріалі Довідка про доходи: як отримати з податкової.

Особливості для ФОП і найманих працівників

У фізичної особи-підприємця немає роботодавця, який видав би довідку, тому підтверджувати доходи доводиться власною звітністю. ФОП на загальній системі спирається на декларації про майновий стан і доходи, подані до Державної податкової служби; для підтвердження відсутності доходів або їх сум за певний період береться відповідна довідка з податкової. ФОП на єдиному податку підтверджує доходи даними обліку та книгами обліку доходів, а довідку про перебування на спрощеній системі також видає податкова.

Наймані працівники мають простіший шлях: довідка від роботодавця за ст. 49 КЗпП або електронний документ з Електронного кабінету. Якщо працівник змінював місце роботи протягом періоду, довідки замовляються у кожного роботодавця окремо, або ж усі дані беруться з Державного реєстру фізичних осіб-платників податків через кабінет.

Збір у довідці: ставки до і після 1 грудня 2024

Збір у довідці про доходи показується окремим рядком поряд із ПДФО. До 30 листопада 2024 року він утримувався за ставкою 1,5%, а з 1 грудня 2024 року застосовується ставка 5%. Для довідок за періоди 2024-2025 років це означає обов’язкову розбивку: суми доходу та збору до і після дати зміни ставки не можна підсумовувати в один рядок.

Бухгалтеру при заповненні варто додати у довідку коротке пояснення щодо двох ставок, якщо документ видається за перехідний період. Це знімає питання у банку чи відомстві, який бачить різні відсотки утримань у сусідніх місяцях.

Довідка для пенсії, субсидій та податкової знижки

Для призначення пенсії дані про заробіток запитуються з урахуванням вимог Пенсійного фонду України; порядок роботи з документами визначає постанова правління ПФУ від 25.11.2005 № 22-1. Якщо підприємство ліквідоване або архів втрачено, підтверджувати стаж і заробіток доводиться через архівні установи та суд, тому довідки з колишніх роботодавців краще зберігати заздалегідь.

Для субсидій і соціальних допомог форма № 1266 заповнюється за Порядком № 1266: у ній вказуються помісячні доходи всіх членів домогосподарства, і органи соцзахисту звіряють ці дані з податковою. Розбіжності між довідкою та даними 1ДФ майже гарантовано призводять до відмови.

Податкова знижка оформлюється за даними з 1ДФ та додатка 4ДФ до податкового розрахунку: окремо замовляти паперову довідку зазвичай не потрібно, достатньо декларації та документів на витрати. Детальніше про це у матеріалі Довідка про доходи для декларації: як отримати, а про пов’язаний документ ОК-5 читайте у гайді Як отримати довідку ОК-5: через Дію, ПФУ.

Типові помилки при заповненні

Найчастіші причини, через які довідку повертають:

• не той період: замовник просить «за весь час», а банк чи відомство потребує конкретні місяці;
• відсутня розбивка збору за ставками 1,5% та 5% у перехідному періоді;
• немає підпису, печатки або КЕП;
• довільна форма там, де обов’язкова форма №3, № 1266 або дані з 1ДФ;
• розбіжності між довідкою роботодавця та даними податкового розрахунку.

Перед тим як нести документ за місцем вимоги, звірте кожен рядок із даними у відомості про нарахування зарплати: одна помилкова цифра коштує ще одного тижня очікування.