Довідка про доходи для декларації: як отримати та за який період

Що таке довідка про доходи та для чого вона потрібна

Довідка про доходи, це офіційний документ про суми нарахованих та виплачених доходів і ПДФО, які Державна податкова служба України має у Державному реєстрі фізичних осіб. Довідка потрібна для заповнення декларації про майновий стан і доходи, для підтвердження сукупного доходу родини, для соціальних виплат та відшкодування витрат, наприклад на навчання. Підприємці її використовують для підтвердження сплачених сум, а наймані працівники: для самостійного подання звітності.

Практично довідка замінює «паперову» довідку про зарплату з місця роботи, коли роботодавця вже немає, коли їх було кілька або коли дані потрібні за кілька років. Окрема зручність: документ з електронним підписом приймають ті самі органи, що й паперовий оригінал, окремо брати копії чи перекладати в папір не треба.

Залежно від мети запиту форма відрізняється: у Дії доступні і класична довідка про доходи, і окремий сервіс «Дані для декларації» з готовими показниками для автозаповнення. Детальніше про всі варіанти замовлення, включно з паперовим, розказано в матеріалі Довідка про доходи: як отримати з податкової.

Хто може отримати довідку і скільки це коштує

Замовити довідку може повнолітня фізична особа про себе: найманий працівник, ФОП, особа, яка подає декларацію, або член її сім’ї через окрему процедуру з підтвердженням. Послуга безкоштовна як у Дії, так і в Електронному кабінеті платника податків, жодної плати або адмінзбору немає. Єдине реальне обмеження: для входу потрібна Дія.Підпис або BankID, тому без верифікованої особи в додатку або банку не обійтися.

Як отримати довідку онлайн через Дію (покрокова інструкція)

Найшвидший шлях: портал Дія, бо запит формується за кілька кліків без відвідування податкової. Порядок дій такий:

1. Авторизуйтеся на порталі Дія через Дія.Підпис або BankID.
2. Знайдіть у каталозі послугу від Державної податкової служби України про довідку про доходи.
3. Оберіть період: конкретні квартали або рік (в межах ліміту 20 кварталів).
4. Перевірте дані та надішліть запит.
5. Дочекайтеся зміни статусу та завантажте готовий PDF.

Зверніть увагу: за останні місяці звітного року даних у реєстрі може ще не бути, бо податкові агенти подають інформацію пізніше. Це не помилка сервісу, просто реєстр оновлюється із затримкою.

Додавання члена сім’ї та статуси запиту в Дії

Якщо дані потрібні про дружину, чоловіка або іншого члена сім’ї (наприклад, для соціальної виплати або декларації сукупного доходу), у запиті додається ще одна особа. Член сім’ї має сам бути користувачем Дії: йому надходить запит на підтвердження, і лише після його згоди дані формуються. Якщо погодження не надійшло, запит можна сформувати повторно.

Статуси, які ви побачите в кабінеті, означають таке:

• «Запит в процесі обробки»: запит прийнято, чекаємо відповіді податкової. Дій: просто стежте за статусом.
• «Погодження отримано»: член сім’ї або реєстр підтвердили дані, довідка формується або вже готова. Дій: відкрийте документ і завантажте PDF.
• «Не знайдено»: за обраний період у реєстрі немає даних (наприклад, період ще не оновився або доходів не було). Дій: змініть період або уточніть дані.
• «Погодження відхилено»: член сім’ї відмовив у наданні даних. Дій: домовтеся і сформуйте новий запит.
• «Термін дії запиту скінчився»: запит прострочено без підтвердження. Дій: створіть запит заново, повторів кількість не обмежена жорстко.

Як отримати довідку через Електронний кабінет платника податків

Другий офіційний канал: Електронний кабінет платника податків на сайті Державної податкової служби України. Вхід виконується через Дія.Підпис, BankID або електронний підпис, який зберігається на носії. У кабінеті подається запит про суми виплачених доходів: форма схожа на діївську, обираєте період і тип відомостей.

Різниця з Дією помітна у деталях, тож коротко порівняємо:

Критерій	Дія	Електронний кабінет ДПС
Вхід	Дія.Підпис, BankID	Дія.Підпис, BankID, ЕЦП
Форма запиту	Спрощена, з вибором періоду	Запит про суми виплачених доходів
Довідка «Дані для декларації»	Доступна	Немає, формується вручну
Швидкість	Зазвичай швидше	Залежить від обробки
Юридична сила	Повна, з КЕП сервера	Повна, з КЕП сервера

Якщо ви вже користувач кабінету ДПС і подаєте декларацію там же, зручно робити все в одному місці. Якщо ж потрібна швидка довідка «на руці» або дані про члена сім’ї, простіше через Дію.

Довідка «Дані для декларації»: автозаповнення декларації

Сервіс «Дані для декларації» в Дії формує не звичайну довідку, а підготовлений набір показників: суми доходів та ПДФО у розрізі періоду, які можна вручну перенести у декларацію про майновий стан і доходи. Це економить час і знижує ризик помилок у цифрах: дані беруться прямо з реєстру, без переписування з паперу.

Сценарій на практиці: людина звільнилася з роботи і подає декларацію самостійно, бо частина доходу мала бути задекларована. Вона формує в Дії «Дані для декларації» за потрібні квартали, переносить показники у форму і подає декларацію без візиту до колишнього роботодавця та податкової. Довідку у PDF варто зберегти як підтвердження джерела цифр на випадок уточнень.

Дані за звітний рік у реєстрі з’являються не миттєво після грудня: податкові агенти відзвітовують пізніше, тому на початку року за останній місяць цифр може бракувати. У такій ситуації запит повторюють через кілька тижнів або уточнюють суми окремо.

Довідка про доходи для ФОП

Фізособа-підприємець на єдиному податку отримує довідку іншого змісту: для заповнення податкової декларації платника єдиного податку їй потрібні дані про сплачені суми єдиного податку та про інші доходи, якщо вони були. Загальна довідка про доходи з реєстру ФОПу на єдиному податку може бути практично порожньою: єдиний податок не відображається як «дохід» у реєстрі фізичних осіб так, як зарплата.

Що робити ФОПу на практиці: за власними доходами від підприємницької діяльності джерелом слугує власна облікова документація та декларації, а довідка з реєстру потрібна для інших доходів (зарплата за сумісництвом, дивіденди тощо) або для соціальних сервісів. Якщо потрібен саме бланк або форма запиту для паперового подання, корисним буде матеріал Довідка про доходи: бланк (форма 3, 192).

Зміст, реквізити та юридична сила довідки

У готовій довідці обов’язково є: ПІБ та РНОКПП особи, період, за який сформовано дані, суми нарахованих і виплачених доходів, утримані ПДФО та збір, назви джерел виплати (податкових агентів), а також реквізити органу, що сформував документ. Без цих реквізитів довідку можуть не прийняти, тому після завантаження перевіряйте коректність даних одразу.

Юридична сила електронної довідки визначається наявністю кваліфікованого електронного підпису сервера Державної податкової служби України: документ, завантажений у PDF, прирівнюється до паперового з печаткою і приймається органами, банками та центрами зайнятості. Окремого «завірення» не потрібно.

Періоди, терміни формування та завантаження PDF

Кілька обмежень, про які варто знати заздалегідь:

• 20 кварталів: у Дії запит формується в межах останніх 20 кварталів. За старіші періоди дані в реєстрі існують (реєстр ведеться з 1998 року), але запит доведеться подавати в податкову окремо, зазвичай паперово або через кабінет.
• Термін формування: довідка не з’являється миттєво, запит проходить обробку; після статусу «Погодження отримано» документ стає доступним у кабінеті.
• Кількість формувань: довідка за один і той самий період формується повторно без обмежень, якщо попередній запит втратив актуальність або сплив строк його дії.
• PDF: готову довідку відкривають у кабінеті й завантажують у PDF, файл можна роздрукувати або переслати органу в електронному вигляді.

Для довідки ОК-5 (відомості про нараховані доходи, ПДФО і збір за місцем основної роботи) процедура схожа, але є нюанси: про них окремо написано в статті Як отримати довідку ОК-5: через Дію, ПФУ.

Типова помилка, яку допускають майже всі: запит на довідку в січні за минулий рік. Даних за грудень ще немає, з’являється статус «Не знайдено», і людина вважає, що сервіс не працює. Насправді достатньо зачекати, поки податкові агенти завершать звітування, і сформувати запит повторно.

Підсумок простий: для власної довідки та «Даних для декларації» швидше через Дію з входом через Дія.Підпис або BankID, для складніших періодів і запитів щодо ФОП зручніше Електронний кабінет платника податків. Обидва варіанти безкоштовні, а документи мають повну юридичну силу.