Довідка про доходи: бланк (форма 3, 192) та скачування

Що таке довідка про доходи і для чого вона потрібна

Довідка про доходи, це документ, у якому роботодавець або державний орган підтверджує суми нарахованої заробітної плати, утриманих податків та зборів за певний період. Вона потрібна всюди, де хтось третій хоче перевірити ваш фінансовий стан: пенсійний фонд, орган соцзахисту, банк, консульство, страхова компанія.

Для чого саме її вимагають:

• призначення пенсії та перерахунок стажу і заробітку;
• субсидії та соціальні допомоги від органів соцзахисту;
• страхові виплати, зокрема лікарняні та допомога по вагітності і пологах;
• податкова знижка, наприклад за навчання чи лікування;
• кредит у банку та оформлення візи;
• судові спори щодо стягнення заробітку.

Якщо ви ще не визначилися, куди саме звертатися за документом, стартова сторінка Довідка про доходи: як отримати з податкової та від роботодавця пояснює всі канали отримання в одному місці.

Бланк довідки про доходи: завантажити безкоштовно (Word і PDF)

Єдиного «універсального» бланка довідки про доходи в Україні не існує. Форма залежить від того, куди ви її подаєте. Найчастіше під ключовою фразою «форма 3» мають на увазі довідку для Пенсійного фонду, а під «ф.192» довідку про середню заробітну плату для страхових виплат, затверджену наказом Мінпраці від 27.08.2004 № 192.

Орієнтуйся на таку логіку:

Бланки у Word та Excel зручно шукати на сайтах відповідних відомств: Пенсійний фонд України розміщує свої форми у розділі законодавства, а Мінсоцполітики публікує бланки для субсидій. Завантаження завжди безкоштовне, платити за «скачування бланка» не потрібно ніде.

Коли обов’язкова затверджена форма №3, а коли достатньо довільної

Коротка відповідь: якщо орган, який приймає документ, має власний порядок, він вимагатиме затверджену форму. Якщо вимог немає, підійде довільна довідка з повним набором реквізитів.

Затверджена форма обов’язкова у трьох основних випадках.

1. Пенсія. Пенсійний фонд України приймає відомості про заробітну плату за формою, затвердженою постановою ПФУ від 25.11.2005 № 22-1. Саме цей документ часто називають «форма 3».
2. Страхові виплати. Для розрахунку лікарняних і декретних застосовується довідка про середню заробітну плату за наказом Мінпраці від 27.08.2004 № 192, а сам порядок розрахунку визначає постанова КМУ від 26.09.2001 № 1266.
3. Субсидії та соціальні допомоги. Органи соцзахисту працюють за бланком із наказу Мінсоцполітики від 05.06.2015 № 591, а з 2025 року правила призначення субсидій оновлені постановою КМУ від 12.07.2024 № 823.

Довільна форма підходить для банків, консульств, страхових компаній та судів, якщо вони не висувають власних вимог до бланка. Головне, щоб довідка містила всі обов’язкові реквізити, про які нижче.

Форма 1ДФ, це зовсім інший документ: це податковий розрахунок, який роботодавець подає до ДПС, а не довідка для працівника. Але дані з 1ДФ часто стають основою для електронних довідок, тому бухгалтерам варто тримати її під рукою.

Обов’язкові реквізити довідки та зразок заповнення

Довідка без повного набору реквізитів ризикує бути поверненою. Перевіряйте наявність:

• назви підприємства, ідентифікаційного коду та адреси;
• ПІБ працівника та його податкового номера;
• точного періоду, за який наведені доходи;
• помісячних сум нарахованої заробітної плати;
• утриманих ПДФО та зборів по кожному місяцю;
• посади особи, яка видала довідку, підпису та печатки;
• дати видачі та вихідного номера.

Зразок структури довільної довідки виглядає так: шапка з реквізитами підприємства, слово «Довідка», текст «Видано Іваненку І. І. (ідентифікаційний номер…) у тому, що за період з січня по грудень 2025 року йому нараховано заробітну плату: січень…, лютий…», далі колонки з ПДФО та утриманими зборами, підсумок, підпис керівника або головного бухгалтера, дата, номер, печатка.

Зверніть увагу на ставки податків. Ставки утримуваних зборів можуть змінюватися з часом, тому якщо довідка охоплює періоди до і після зміни ставки, у ній будуть різні значення, і це нормально: бухгалтер має розділити суми, а не підганяти все під одну цифру.

Довідка про доходи для різних цілей: пенсія, субсидія, страхові виплати, податкова знижка, кредит та віза

Одна й та сама людина за рік може зіткнутися з трьома різними довідками. Щоб не заплутатися, звіряйтеся з таблицею.

Довідка для призначення пенсії

Для пенсії заробіток підтверджують за особливими правилами. За періоди до 1 липня 2000 року можна обрати будь-які 60 календарних місяців підряд до вказаної дати незалежно від перерв у роботі, а після неї дані беруться виключно з системи персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України. Тому «довідка за будь-який період» для пенсії не працює: періоди після 2000 року підтверджуються автоматично, і паперова довідка потрібна лише для радянського та раннього українського стажу.

Довідка для субсидії та соцдопомоги

Для субсидії органи соцзахисту враховують доходи всіх членів домогосподарства за попередні періоди за бланком Мінсоцполітики. Після набрання чинності постановою КМУ від 12.07.2024 № 823 частина даних надходить до органів соцзахисту автоматично з реєстрів, але довідка від роботодавця все ще потрібна, якщо дані в реєстрах неповні або ви працюєте неофіційно оформленим способом, який реєстри не бачать.

Довідка для страхових виплат

Лікарняні та декретні розраховуються із середньої заробітної плати за постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266. Якщо протягом розрахункового періоду ви змінили роботу, новий роботодавець не бачить ваші попередні доходи, і саме тоді потрібна довідка за ф.192 з попереднього місця роботи. Без неї лікарняний розрахують із мінімальної заробітної плати, і ви втратите у сумі.

Довідка для податкової знижки

Податкова знижка за навчання, лікування чи іпотеку повертає частину сплаченого ПДФО. Для її декларування потрібне підтвердження доходів, і тут знову згадується форма 1ДФ: саме з неї податкова перевіряє суми. Деталі оформлення розібрані в матеріалі Довідка про доходи для декларації: як отримати.

Довідка для кредиту та візи

Банки і консульства зазвичай приймають довільну форму, але вимоги різняться: хтось хоче бачити помісячні суми за 6 місяців, хтось за рік, консульства часто просять англомовний переклад. Уточнюйте вимоги до подання документів, бо довідка «не за той період» найчастіша причина відмови.

Довідка про доходи для ФОП

У ФОП немає роботодавця, який видав би довідку, тому документ формується інакше. ФОП на загальній системі підтверджує доходи податковою декларацією та відомостями з Електронного кабінету платника податків. ФОП на спрощеній системі підтверджує доходи даними обліку в ДПС: для єдиного податку першої-другої групи доходи часто не фіксуються взагалі, і тоді довідку про доходи замінює витяг або довідка про перебування на обліку як платника єдиного податку.

Практична порада: перед поданням документів до банку чи соцзахисту запитайте у них, які саме документи приймають від ФОП. Довідка «як у найманого працівника» від ФОП фізично не існує, і спроба її вигадати лише затягне процес.

Як отримати довідку: у роботодавця, через Дію та Електронний кабінет

Є три основні шляхи, і кожен підходить для своїх цілей.

У роботодавця. Пишете заяву із зазначенням періоду та мети, бухгалтер готує довідку за потрібною формою. Це єдиний спосіб отримати ф.192, бланк для субсидії та довідку для пенсії за старі періоди.

Через Портал Дія. Електронна довідка про доходи формується автоматично на основі даних ДПС. Це найшвидший варіант для побутових потреб, але для пенсії та страхових виплат такий документ не підійде: там потрібні затверджені паперові форми.

Через Електронний кабінет платника податків. Тут можна отримати відомості з податкової звітності, зокрема дані форми 1ДФ за конкретний період. Це зручно для перевірки сум ПДФО та утриманих зборів і для податкової знижки. Розпис отримання електронних документів через Дію є в матеріалі Як отримати довідку ОК-5: через Дію, ПФУ.

Сценарій для наочності. Ситуація: працівниця йде у відпустку у зв’язку з вагітністю і пологами, але два роки тому змінила роботу. Кроки: пише заяву на колишньому місці роботи про видачу довідки за ф.192 за розрахунковий період, перевіряє реквізити, передає документ новому бухгалтеру. Результат: декретні розраховані з реального середнього заробітку, а не з мінімалки, різниця у сумі відчутна.

Обов’язок роботодавця видати довідку та строки видачі

Роботодавець зобов’язаний видати довідку: це прямо випливає зі статті 49 КЗпП, яка гарантує працівнику право на довідку про фактичну заробітну плату за письмовою заявою. Закон України «Про оплату праці» № 108/95-ВР також закріплює право працівника на інформацію про склад і розмір заробітної плати.

Строк видачі КЗпП прямо не встановлює, тому на практиці орієнтуються на розумні строки та вимоги локальних актів підприємства. Якщо роботодавець відмовляє, дійте так: подайте заяву письмово у двох примірниках з відміткою про отримання, а при відмові звертайтеся до Держпраці або до суду. Письмова фіксація заяви майже завжди вирішує проблему без подальших кроків.

Типові помилки при оформленні довідки

Найчастіші причини, через які довідку повертають:

• відсутність реквізитів: немає печатки, підпису, вихідного номера або ідентифікаційного коду підприємства;
• невказаний або розмитий період: «за останні роки» замість точних дат;
• помилки у ПДФО та зборах: суми не збігаються з даними форми 1ДФ, або бухгалтер не врахував зміну ставки збору, що діяла в різні періоди;
• неправильна форма: довільна довідка там, де орган вимагає бланк за постановою ПФУ від 25.11.2005 № 22-1 чи наказом Мінпраці № 192;
• довідка «не на себе»: документ на прізвище, яке змінилося, без підтвердження зміни.

Перед поданням звірте суми у довідці з даними ЗІР підкатегорія 103.05 на сайті ДПС, де роз’яснено порядок підтвердження доходів: це займе кілька хвилин і заощадить повторний візит.

Якщо потрібен не бланк, а повний алгоритм замовлення документа, поверніться до матеріалу Довідка про доходи: як отримати з податкової та від роботодавця, а для податкових цілей корисним буде гайд Довідка про доходи для декларації: як отримати.